Gestão Documental e Arquivo Digital

Elegia Studio · Soluções Digitais

Gestão Documental e Arquivo Digital

Documentos organizados, pesquisáveis e acessíveis às pessoas certas. Reduza a dispersão de ficheiros e simplifique a consulta da informação da sua empresa.

Falar sobre esta solução

A solução

Da acumulação de ficheiros a um arquivo estruturado.

Uma plataforma de gestão documental permite reunir documentos num repositório central, classificá-los e encontrá-los com maior facilidade. Em vez de depender de pastas dispersas e nomes de ficheiros pouco claros, a empresa passa a trabalhar com critérios consistentes de organização.

01 · CENTRALIZAÇÃO

Arquivo num só lugar

Reúna contratos, faturas, correspondência e outros documentos num espaço digital organizado.

02 · CLASSIFICAÇÃO

Etiquetas e categorias

Organize documentos por tipo, entidade, data ou outros critérios adequados à atividade.

03 · PESQUISA

Encontre o que procura

Pesquise por informação registada e, quando aplicável, pelo texto extraído de documentos digitalizados.

04 · DIGITALIZAÇÃO

Documentos em papel

Integre ficheiros digitalizados no arquivo e aplique reconhecimento de texto quando suportado e configurado.

05 · ACESSOS

Permissões por utilizador

Defina quem pode consultar ou gerir informação, de acordo com as capacidades da solução escolhida.

06 · CONTINUIDADE

Menos dependência de pessoas

Crie uma estrutura documental partilhada, facilitando a passagem de informação entre colaboradores.

Vantagens

Menos tempo à procura. Mais controlo sobre a informação.

Quando os documentos estão espalhados por emails, computadores e pastas partilhadas, localizar a versão certa torna-se um trabalho desnecessário. Um arquivo digital bem configurado melhora a organização diária.

Consulta mais rápida de documentos e respetivos dados.
Critérios de classificação consistentes.
Menos duplicação e dispersão de ficheiros.
Acessos definidos segundo funções e necessidades.
Maior continuidade nos processos administrativos.

Aplicações

Uma base documental para diferentes áreas da empresa.

Administração e contabilidade

Organização de faturas, comprovativos, contratos e correspondência administrativa.

Comercial e operações

Arquivo de propostas, documentos de clientes, fornecedores e processos internos.

Equipas e departamentos

Consulta estruturada de documentos partilhados, com permissões adequadas a cada função.

Implementação · Elegia Studio

Organização documental adaptada à sua realidade.

Analisamos os tipos de documentos, a estrutura da empresa e as necessidades de consulta para selecionar e configurar uma solução adequada. O projeto pode incluir categorias, metadados, permissões, importação inicial de ficheiros e orientação à equipa, conforme o âmbito acordado.

Reconhecimento de texto (OCR), fluxos de aprovação, integrações externas, políticas de retenção e funcionalidades avançadas dependem da plataforma e da configuração contratada. A implementação não substitui as obrigações legais de conservação, proteção de dados ou arquivo.

Vamos conversar?

Dê aos documentos da sua empresa uma estrutura que funciona.

Explique-nos como guarda e consulta atualmente a sua documentação. Ajudamos a definir um arquivo digital prático, organizado e preparado para o trabalho diário.

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